Оглавление:
- Какой срок хранения кадровых документов в организации?
- Необходимые сроки хранения кадровых документов
- Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?
- Сроки хранения кадровых и архивных документов
- Сроки хранения кадровых документов
- Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
- Сроки хранения кадровых документов
- Сроки хранения кадровых документов в организации
Какой срок хранения кадровых документов в организации?
И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков. Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).
К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.
Необходимые сроки хранения кадровых документов
Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).
Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!
Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?
4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.
2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1
«Сроки временного хранения документов по личному составу»
, где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).
Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.
- созданные до 2003 г.
Срок хранения – 75 лет; не изменился;
- созданные начиная с 2003 г.
Срок хранения — 50 лет; изменился;
- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.
Срок хранения — 75 лет; не изменился.
Сроки хранения кадровых и архивных документов
Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.
3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу.
Сроки хранения кадровых документов
№ 1;
№152;
№125-ФЗ;
Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:
- связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
- предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:
- копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.)
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.
Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.
Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
Сроки хранения кадровых документов
Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов
А новые Правила работы архивов организаций., утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, ясно определяют порядок выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
На основании актов, составленных в структурных подразделениях (включая кадровую службу, конечно) и подписанных руководителями подразделений, служба делопроизводства формирует сводный акт (годовой или за несколько лет). После рассмотрения сводного акта на заседании ЭК и после его утверждения первым руководителем, после фактического уничтожения документов и внесения изменений в учетно-справочный аппарат архива, данный сводный акт хранится постоянно в архиве в деле фонда (ст.
246 Перечня типовых управленческих документов., утв.
приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; ПТУД). А для определения срока хранения экземпляра конкретного акта, который остался в кадровой службе, а также экземпляров описей дел по личному составу, которые также используются при составлении годовых разделов сводных описей, применяется статья 248 ПТУД, которая устанавливает срок хранения в структурных подразделениях — 3 г.
Сроки хранения кадровых документов в организации
Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет.
Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.
Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет. Сроки хранения кадровых документов в 2021 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред.
от 28.12.2018) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.
Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.