Кадровые документы у которых срок хранения лет

Кадровые документы у которых срок хранения  лет

Какой срок хранения кадровых документов в организации?

И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков. Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Таким документом является приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

Подписывайтесь на&nbspнаш канал в&nbspЯндекс.Дзен!

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов. Руководство компании должно решить: передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение; организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов; поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1

«Сроки временного хранения документов по личному составу»

, где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  1. созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Сроки хранения кадровых и архивных документов

Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве. Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию.
Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу.

Сроки хранения кадровых документов

№ 1;

  • закон о персональных данных от 27.07.2006 г.

    №152;

  • приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г.

    №125-ФЗ;

  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
  • Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

    1. связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
    2. предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;

    В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

    1. копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.)

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2020 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

    Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

    Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

    Сроки хранения кадровых документов

    Такое определение дано в статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

    Именно этот Закон устанавливает сроки хранения кадровых документов в организациях. Справка приказы по личному составу (, перемещение, перевод, совмещение, увольнение); личные дела; личные карточки; лицевые счета; ведомости по начислению зарплаты; ; трудовые договоры; документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты); данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии); документы, подтверждающие ; списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты); формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

    Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

    А новые Правила работы архивов организаций., утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, ясно определяют порядок выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

    На основании актов, составленных в структурных подразделениях (включая кадровую службу, конечно) и подписанных руководителями подразделений, служба делопроизводства формирует сводный акт (годовой или за несколько лет). После рассмотрения сводного акта на заседании ЭК и после его утверждения первым руководителем, после фактического уничтожения документов и внесения изменений в учетно-справочный аппарат архива, данный сводный акт хранится постоянно в архиве в деле фонда (ст.

    246 Перечня типовых управленческих документов., утв.

    приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; ПТУД). А для определения срока хранения экземпляра конкретного акта, который остался в кадровой службе, а также экземпляров описей дел по личному составу, которые также используются при составлении годовых разделов сводных описей, применяется статья 248 ПТУД, которая устанавливает срок хранения в структурных подразделениях — 3 г.

    Сроки хранения кадровых документов в организации

    Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет.

    Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.

    Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет. Сроки хранения кадровых документов в 2020 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред.

    от 28.12.2018) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.

    Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.