Личное дело страница образец

Оформление личного дела сотрудника: особенности, образец

В нем можно отразить ряд вопросов:

  1. Режим хранения.
  2. Порядок их формирования и ведения.
  3. Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
  4. Сроки передачи в архив.
  5. Состав.
  6. Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. Все копии необходимо заверить датой, подписью и должностью сотрудника. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Однако из практического опыта следует, что в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Читайте также статью: → «».Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы:

  1. В первую отнесем документы, которые сотрудник предоставил при приеме на работу и кадровые по которым его приняли.

Правила составления описи личного дела работника

Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Составление описи не является обязательным в общем случае. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена.

Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена. В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи.

В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально.

Формирование личного дела работника

Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Содержание статьи

  1. 2 Ведение
  2. 1 Документы в составе
  3. 3 Порядок оформления

Документы в составе Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  1. документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  2. данные паспорта, свидетельство о браке (копии)
  3. листок учета кадров с дополнением;
  4. письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
  5. дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  6. заявление о приеме на работу;
  7. должностная инструкция;
  8. автобиографические сведения о сотруднике;
  9. приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Личное дело работника – как его правильно оформить

В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Ведь оно содержит объективную информацию.Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации.
Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.

Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

Образец и нюансы оформления личного дела сотрудника

д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

  • Документы об основной деятельности учреждения.
  • Организационная база документации.
  • Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.
  • Документация с отражением плановых показателей.
  • Документация отчетного периода.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц. Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

  • Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.

Внутренняя опись документов личного дела

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).

К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.

Порядок формирования личного дела работника

Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.На вопрос «что такое дело?» отвечает подп.

95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД.

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Состав личного дела работника

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.