Образец оформления акта о проверке сохранности документов

Акт о порче имущества

Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:

  1. замечание,
  2. увольнения,
  3. иногда речь идет даже об уголовном преследовании.
  4. выговор,

Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла. Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба.

Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция.

Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо. При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, лучше работников разных отделов.

Образец акта проверки наличия и состояния документов Госфонда

Проверкой установлено: 1. По описям и книгам учета числится ____________________________ дел.

(цифрами и прописью) 2. Имеется в наличии учтенных ____________________________ дел.

(цифрами и прописью) 3. Имеется в наличии неучтенных ____________________________ дел. (цифрами и прописью) 4. Не обнаружено ____________________________ дел. (цифрами и прописью) 5. Всего в наличии ____________________________ дел.

(цифрами и прописью) из них: — подлежит мелкому ремонту ____________________________ дел.; (цифрами и прописью) — подлежит переплету и переоформлению ____________________________ дел.; (цифрами и прописью) — подлежит восстановлению угасающего текста документа ____________________________ дел.; (цифрами и прописью) — подлежит санитарной обработке ____________________________ дел.; (цифрами и прописью) — неисправимо повреждены ____________________________ дел.

Карьера

Будьте свидетелем! Акты составляет не один человек, а несколько.

Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло.

Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание.

А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим.

Рекомендуем прочесть:  Вся информация по imei iphone

Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации.

Акт об утрате документов в архиве

Но это работает только с внутренними документами и только если доступны все, кто их подписывал.

Со всеми остальными – хорошо, если есть отсканированные копии оригиналов. Распечатываем их. Формируем папку, сшиваем её, оформляем новую дела. В заголовке пишем – «копии», в тоже оформляем отметку о копийности дела со ссылкой на акт об утрате. Нелишним будет вшить копию акта сюда же в дело. Половина работы сделана – том восстановлен из копий.

А теперь обратимся к

«Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

(утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации за номером 526 от 31.03.2015). В нем находим приложение №6, оно и послужит нам примером оформления акта об утрате документов.

Как правильно составить акт – образец заполнения

Часть актов допускается составлять в свободной форме. Поэтому если возникла необходимость в составлении определенного акта, то всегда полезно иметь его образец.

Но, тем не менее, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы составить правильно документ подобного рода.

  1. Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
  1. Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью.

Акт проверки.

Образец 2020 года. Правильное заполнение и содержание

Прокурорские работники составляют заключение на основе проверок, проведенных разными органами.

Сами прокуроры никогда не составляют акты проверок. Прокурор издает или заключение, или постановление.Кроме этого, акты результатов проверки составляются комиссиями на предприятиях, организациях, в частности, акты фиксации несчастного случая.Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления.

Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.Основное содержание документа представляет собой указание на ф.и.о.

и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

Образцы оформления актов

Председатели комиссии подпись И.Н. Сидорчук Члены комиссии подпись А.Н.

Комиссарова подпись П.П. Григорьев Администрация Смоленской области УТВЕРЖДАЮ Управление капитального строительства Начальник управления подпись И.П. Иванов «___» __________ ______ г. АКТ 09.09.97 №19 г. Смоленск О проверке сохранности документов в Управлении Основание: приказ начальника Управления от 20.08.97 №38 «О проведении проверки сохранности документов в Управлении».

Составлен комиссией в составе: Председатель: зам.

начальника Управления Мирошниченко И.П. Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера Копылова Н.А.

2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И.А. 3. Начальник сектора отдела кадров Незлобина Е.В.

В период с 28 августа по 8 сентября 1997 года комиссия провела организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления.

Форс-мажор в архиве: действия при порче документов

Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это предусмотрена уголовная ответственность. Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы: справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания; уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже; справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления; документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации; иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца. Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.