Письмо покупателю о предоставлении подписанных документов

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в .

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми. ? Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример
Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию
Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов
Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко. Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода.

Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.

В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

  1. при передаче любой важной документации.
  2. запрашивая или отвечая на ;
  3. к акту сверки;
  4. направляя документы на подпись (, и т.д.);

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером. Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований.

Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Как составить сопроводительное письмо к документам

В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.

Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Сопроводительное письмо к документам

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо» Речевые шаблоны Основа сопроводительного письма – перечень приложений.

Текст же документа краток и условно делится на две части:

    сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

    Первая часть обычно так и начинается:

      «Во исполнение… направляем вам…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…».

      Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к.

Письмо-запрос

Это быстро и бесплатно!

Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи в формате word. Оформление письма-запроса подчиняется общим правилам написания деловых писем.

Несмотря на свободный стиль изложения содержимого письма-запроса, необходимо включить в бланк определенные реквизиты.

Скачать образцы других информационных писем:

  1. письмо-приглашение — ;
  2. письмо-просьба — .
  3. письмо-подтверждение — ;
  4. письмо-напоминание —

Удобно оформлять запрос на фирменном бланке организации, в котором указаны основные реквизиты компании, в числе которых название предприятия, его ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактные данные.

Письмо-запрос

Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если фирменного бланке нет, то необходимо на документе написать название и контактные данные (телефоны, контактные лица, адреса).

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений). Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня.

В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя. может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Письмо заказчику о возврате подписанных актов

Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально.

Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.

Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (). Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена.

Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Образец сопроводительного письма к договору

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  1. указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
  2. опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю.

После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию.

Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Возврат подписанных документов

Нижеприведенные материалы детально раскрывают проблему возврата подписанных документов, включая примеры договорных условий.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и «Системы Главбух». 1. Рекомендация. Как действовать, если контрагенты задерживают документы «Бухгалтерия – это серьезное подразделение, которое должно работать, как отлаженный часовой механизм. А если контрагенты будут задерживать документы, то механизм будет давать сбои.

Конечно, иногда виной задержки документов бывают и сами сотрудники организации. Подробнее об этом см.Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя. А в данной рекомендации вы найдете советы по ситуациям, когда документы поступают с опозданием именно от контрагентов.