Приказ о документообороте входящей и исходящей документации в организации образец

Положение о документообороте организации. Пример документооборота в организации

По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства.Документ — это не всегда строгая письменная форма. Он может быть :

  1. страницей, изготовленной по конкретной форме для определённого применения (письмо, приказ, техническое задание, штатное расписание, .);
  2. свободной формы (объяснительная записка сотрудника, благодарность за трудовые достижения, резолюция на заявлении, .).
  3. бланком, в котором определенным образом заполнены конкретные поля, имеющие точное смысловое и синтаксическое содержание;

Все три варианта документов могут иметь бумажное или электронное представление и, благодаря наличию технических и юридических инструментов, они абсолютно эквивалентны, хотя еще есть случаи, когда возможна только бумажная форма.

Образец приказа об утверждении документооборота

По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Однако на практике, разрабатывая собственные формы, имеет смысл воспользоваться унифицированными документами как основой для создания собственных образцов.

Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота.

В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки).

Положение о документообороте организации (примерная форма)

Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее структурных подразделениях.

Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы. Заметим, что иногда вместо данного приказа утверждают положение о документообороте или иной аналогичный локальный акт. Несмотря на другое название – суть документа не меняется.

2.1. Основные процедуры документооборота: 2.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов; 2.1.2. Предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства; 2.1.3. Регистрация поступающих документов; 2.1.4. Рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей; 2.1.5.
Обработка, исполнение документов, подготовка ответов; 2.1.6. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их электронными; 2.1.7.

Рекомендуем прочесть:  Если наследник гражданский муж

Регистрация отправляемых документов; 2.1.8. Отправка документов; 2.1.9. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов; 2.1.10.

Некоторые секреты входящих документов

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е.
Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  1. исходящий (направленный из организации);
  2. входящий (поступающий в организацию);
  3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Они следующие: для входящих

  1. предварительное рассмотрение делопроизводителем
  2. контроль исполнения
  3. регистрация
  4. прием и первичная обработка
  5. обработка, исполнение, подготовка ответов
  6. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение

для исходящих

  1. отправка
  2. разработка, оформление
  3. регистрация

для внутренних

  1. разработка, оформление
  2. регистрация
  3. контроль исполнения
  4. обработка, исполнение, подготовка ответов

для всех

  1. учет и анализ объемов документооборота.

Образцы основных документов делопроизводства

Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций. Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются.

Но иметь под рукой некоторые образцы очень удобно. Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки со специальным дизайном.

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

Порой утверждают несколько их видов для разных целей.
В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные.

Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

  1. журнал регистрации внутренних документов;
  2. журнал регистрации исходящих документов;
  3. журнал регистрации входящих документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  2. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  3. повышает продуктивность работы.
  4. помогает контролировать работу подчиненных;

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Положение о документообороте организации

При разработке Положения учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: — Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; — Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; — Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; — Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».